03-10-2016

高效进行电话会议的十种方法

众所周知,当代社会中,距离已经不再是人与人沟通的最大障碍。而如何改变企业的会议文化则成了一个难题。企业和员工都可以通过远程会议获益。以下是十个相关的小贴士,来源于于瑞典交通管理局 “Travel-free meetings” 项目。

1. 评估目前的情况
公司员工今天是否需要出行参加会议?以什么方式出行?交通费用怎么样?将这一费用乘以二,得出的便是包含了时间成本以及人员花销的总费用。

2. 分配资源
企业管理者通过上述评估便可作出决定。重要的是,管理层需要参与其中并对资源进行有效分配。另外还有一个至关重要的方面就是管理者要树立良好的榜样,以明确表达对待这件事的严肃态度。

3. 建立工作小组
组建一支由来自不同部门的代表组成的工作小组,保证远程会议的高效利用。

4. 了解沟通需求以及利益所在
对以下方面做深入分析:出行人员、出行目的地以及他们是否更喜欢足不出户的远程会议。如果答案是肯定的,则需进一步了解需要什么样的通讯技术?

5. 分析技术需求
了解企业现有的技术设备、网络条件、定制服务、安全标准以及安全保障,确定需要在哪些方面加大投资。

6. 选择合适的设备及服务
了解企业现有的对技术的需求。一般来说,你需要完全可靠且简单实用的技术才能有效地实施战略计划。所以不要在设备或者质量上偷工减料。

7. 设立惯例
定立出行、会议以及远程会议规范以及适用范围是至关重要的。同时,支持、服务以及服务预定流程都应清晰明了。

8. 任命专人负责
在遇到有关运营、服务预定、支持、培训等相关问题时,员工应该明确了解找谁解决。

9. 及时向员工介绍最新进展
邀请员工参加会议,直观地向他们介绍和展示最新的远程会议技术

10. 跟进、改善以及介绍成果
对过程进行跟进是非常必要的。相关要求可能发生改变,并且企业也可以通过该这些改变和更好的服务激发员工的积极态度。

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